Orden
Un inventario centralizado con fotos, campos propios de tu giro y un historial de cada cambio.
Control de activos fijos
Haz un conteo físico.
Ahora mismo.
Toca cada activo de la oficina para escanearlo. Al cerrar el conteo, el sistema te dice qué falta, qué está dañado y qué está en el lugar equivocado.
Piso 2 · Oficina contableToca un activo para escanearlo
Qué significa cada etiqueta
- EncontradoEstá donde debe y a nombre de quien debe.
- DañadoExiste, pero está en mal estado.
- Ubicación incorrectaExiste, pero en otro lugar.
- FaltanteEstá en el registro y no aparece.
Lo que no se escanea, no cuenta. Por eso se recorre todo.
Qué cambia
Orden, visibilidad y prevención de pérdidas
Nadie cree que tiene un problema con sus activos hasta que pierde uno, falla uno crítico o llega una auditoría.
Visibilidad
Quién tiene cada activo, dónde está y desde cuándo, también si tienes varias sucursales.
Prevención y auditoría
Conteos que detectan faltantes y daños, y trazabilidad para cuando llegue la auditoría.
Libro de activos
Todo el ciclo de vida, en un solo lugar
Desde que se compra hasta que se da de baja. Abre cada módulo.
MOD-01Asignaciones y responsablesQuién tiene cada activo
Asignación y desasignación a un colaborador, con historial. No se puede dar de baja a un usuario que tenga activos asignados. Tarjeta de responsabilidad en PDF lista para firmar.
MOD-02Traslados y bajasDónde ha estado y qué pasó
Traslados con usuario y ubicación de origen y destino, y referencia del documento. Las bajas guardan motivo y soporte: el activo sale del inventario pero queda en el historial.
MOD-03MantenimientoPreventivo y con alertas
Planes por tiempo (días, meses, años) o por uso (km, horas, ciclos), cálculo de la próxima fecha, alertas por correo y estados configurables. Los costos alimentan el análisis de reemplazo.
MOD-04DepreciaciónCuatro métodos
Línea recta, suma de dígitos de los años, unidades de producción y acelerada, con tabla anual y valor en libros.
MOD-05RevalorizaciónCon aprobación y trazabilidad
Valor de mercado, costo de reposición, ingresos o seguro. Diferencia en verde o rojo, fecha de tasación y campos propios, como la constancia del tasador. El valor se actualiza al aprobar. Una subida va a patrimonio y una baja a gasto, como piden las NIIF (IAS 16 e IAS 36). Se registra a mano porque requiere un tasador.
MOD-06Conteo físicoTotal o parcial
Total para auditorías y cierre fiscal, y parcial por ubicación, responsable o categoría. Admite conteos cíclicos, por ejemplo el 20% cada mes. Condiciones: encontrado, faltante, dañado o ubicación incorrecta.
MOD-07Riesgo y reemplazoDecisiones con datos
Evaluación de riesgo por activo (bajo, medio, alto, crítico) y análisis de reemplazo que recomienda mantener, revisar o reemplazar. Funciona desde el primer día, solo con la depreciación registrada.
MOD-08Aprobaciones, roles y reportesControl y auditoría
Flujos de aprobación configurables, roles y permisos por módulo, campos personalizados y reportes de altas, traslados y bajas con exportación a Excel.
Hoja de decisión
¿Mantener o reemplazar este equipo?
Compara el mantenimiento acumulado con el costo original y la vida útil consumida. Es la misma regla que usa el análisis de reemplazo.
- Mantener: mantenimiento bajo el 50% del costo y vida útil bajo el 80%.
- Revisar: mantenimiento entre el 50% y el 75%, o vida útil entre el 80% y el 100%.
- Reemplazar: mantenimiento desde el 75% o vida útil superada.
Frente a Excel
La hoja de cálculo que todos conocen
Todo está en Excel y desactualizado. Y en auditoría toca correr a buscar información.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Laptop?? | la de Luis | 2019 |
| 2 | Monitor | #REF! | ¿Piso 2? |
| 3 | Impresora | Sala de juntas | no se |
| 4 | Silla (x3?) | Ana | — |
| 5 | Laptop | #N/A | ¿quién la tiene? |
| Código | Activo | Responsable | Estado |
|---|---|---|---|
| AF-00124 | Laptop 14" | Ana R. | Encontrado |
| AF-00131 | Laptop 15" | Luis M. | Faltante |
| AF-00157 | Monitor 27" | Ana R. | Encontrado |
| AF-00163 | Impresora | Sala de juntas | Ubicación incorrecta |
| AF-00175 | Silla | Carla P. | Encontrado |
Activos Fijos está pensado para convivir con tu ERP: se enfoca en el control de activos con más detalle y se puede conectar. Revisamos la integración que necesitas en la reunión.
Para cada área
Cada quien ve lo que necesita
Finanzas y contabilidad
Depreciación, revalorización, auditoría y reportes. Te ordena lo que hoy haces a mano.
Operaciones y TI
Asignación, ubicación, mantenimiento y riesgo. Control operativo real de los activos.
Gerencia
Visibilidad y decisiones con datos, sin depender de reportes manuales.
Cómo empezamos
De la hoja de cálculo al primer conteo
- 1
Demo con tu caso
Vemos cuántos activos y sucursales tienes y qué necesitas controlar.
- 2
Configuración
Cargamos tus activos y ajustamos campos, roles, estados y aprobaciones a tu empresa.
- 3
Primer conteo
Verificas lo que existe y detectas diferencias desde el principio.
Los planes y precios dependen de la cantidad de activos y sucursales. Escríbenos y te enviamos una propuesta.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si tengo varias sucursales?
Sí. Cada activo tiene ubicación y responsable, y puedes hacer conteos parciales por ubicación para que un auditor cuente solo lo de un sitio.
¿Qué es un conteo parcial?
Verificas solo una parte de los activos: por ubicación, por responsable, por categoría o por muestreo. Sirve para conteos cíclicos, por ejemplo el 20% cada mes. Para crearlo se usan campos marcados como filtro.
¿Reemplaza a mi ERP?
No. Se enfoca en el control de activos y está pensado para convivir con tu ERP. La integración se define según tu caso.
¿Puedo personalizar los datos del activo?
Sí. Cada empresa define campos adicionales (texto, número, fecha, foto y más) y decide dónde se muestran. Los activos también pueden llevar fotos.
¿Por qué la revalorización es manual?
Porque normalmente requiere un tasador y un criterio contable que cambia según el tipo de activo y el país. El sistema registra, aprueba y deja trazabilidad; el valor lo decide la persona responsable.
¿Qué pasa si se va un empleado con activos asignados?
El sistema no permite dar de baja a un usuario que tenga activos asignados. Primero se reasignan o se trasladan, y todo queda en el historial.
¿Cuánto cuesta?
Depende de la cantidad de activos y sucursales. Escríbenos y te enviamos una propuesta.
Llega a tu próxima auditoría con todo en orden
Pide una demo con tu caso. Te mostramos Activos Fijos con datos parecidos a los tuyos.
gerencia@rgsolutions.pro